איך לארוז משרד?

חלק מהמעבר למשרד חדש כולל אריזה ופריקה של הציוד. טיפים לאריזה מסודרת של הציוד המשרדי תקל עליכם את מעבר המשרד. כל הדברים החשובים שאתם צריכים לדעת על אריזה ומעבר של משרד.

סדר בסיסי

קודם כל, חשוב שתדע כאשר אתם נכסים לתהליך של הובלה וארית המשרד, צריך סידור נכון ומפורט. כדאי לנהל רישום של כל אחד מהארגזים שאתם אורזים: לרשום בצורה ברורה מה יש בכל ארגז, ולעשות לעצמכם רשימה של כל אחד מהארגזים והתכולה שלהם. באופן הזה תוכלו לעקוב אחרי הציוד כולו, לוודא ששום דבר לא ילך לאיבוד, ולדעת בצורה מדויקת ומסודרת איך הכל ארוז והיכן הכל נמצא.

יום האריזה

הרבה פעמים העובדים תוהים האם יום האריזה הוא יום חופש. האמת היא שזה רחוק מלהיות יום חופש. חשוב לשתף את העובדים בתהליך ולהיעזר בהם באריזה מסודרת ונכונה. זה בפני עצמו יום עבודה גם אם זה לא בתחום של המשרד עצמו.

כשהעובדים אורזים לעצמם את הציוד וגם פורקים אותו, הם יכולים לשמור על סדר החפצים כמו שהם אוהבים אותו. מעטים הם הדברים שקשים לעובדים כמו לדעת שמישהו התעסק להם עם המגירות, העמדה והציוד. לארוז בעצמך אומר שהעובדים גם ידעו איפה נמצא הציןד שלהם, מה שיוריד את הסיכון לאובדן חפצים בעקבות מעבר ויקטין את הלבלגן במשרד בימים שאחרי.

עבודת צוות תעזור לכם לסיים עם האריזה הרבה יותר מהר, הדבר הטובה ביותר תהיה להתייחס ליום האריזה כיום עבודה מגבשת, עם הפסקות, קצת פינוקים ועידוד תחושת הישג והצלחה.

סדר גודל

הדבר הבא שתרצו להתייחס אליו בהקשר לתכנון האריזה, זה התאמת הגדלים השונים של הארגזים לתכולה שאתם שמים בפנים.

השימוש בגדלים שונים של ארגזים, עם ייעודיות לתכולה מסוגים שונים, מאפשרת לכם לעבוד בצורה הרבה יותר נוחה ומסודרת, לזהות מהר יותר דברים שאולי תצטרכו, ולייצר התנהלות תקינה וסדירה מבחינת איכות האריזה, לפעמים זה ההחלטות הקטנות שיהפכו את הכל להרבה יותר טוב ונוח לתפעול.

בחירת ארגזים נכונה

חשוב לוודא שאתם משתמשים בארגזים חזקים שיוכלו להכיל ולשמור היטב על כל החפצים השונים אותם תארזו. ארגזים למעבר דירה הם אותם סוגי ארגזים כמו מעבר משרד. תמיד צריך לחשוב על האיכות של החומר והמבנה של הארגזים, בכדי שכל סוגי החפצים השונים יוכלו להישמר היטב בלי שיקרה להם דבר. בעיקר כשיש כמות גדולה של חפצים וארגזים מונחים על ארגזים, צריך להבין שהכל יעמוד על האיכות של הארגזים.

ניירת המשרד

בדרך כלל, אחד הדברים שיש הכי הרבה במשרדים, זוהי כמובן הניירת: מחברות, קלסרים, תיקיות וכל מה שבניהם. למרות שנייר נשמע קל ביחיד, בכמויות האלו מדובר בכובד וחשיבות שצריך לקחת בחשבון. ניירת המשרד היא חלק חשוב מאוד לסדר של המעבר הכללי, ולכן צריך להתייחס לניירת כחפצי ערך שחשוב לשמור עליהם תקינים ושמורים היטב בתהליך האריזה והמעבר, על ידי שימוש נכון בחומרי אריזה רבים ואיכותיים.

המעבר הוא גם הזדמנות למיין: מה חשוב שיגיע וממה אפשר להיפרד. יש ניירת שאפשר להעביר דיגיטציה: לסרוק או לצלם ולשמור עותק במחשב; יש ניירת שאפשר כבר לזרוק לפח.

חפצים שבירים

כמו בכל מעבר, ארגזים למעבר דירה, למעבר משרד או כל סיטואציית מעבר אחרת, צריכים הארגזים להיות עמידים וחזקים בייחוד עבור החפצים השבירים. מלבד ארגזים חזקים ואיכותיים, חשוב לדאוג לעטוף את החפצים הללו היטב, לרפד אותם ואת הקופסא בצורה המיטבית ביותר שתוכלו בעזרת חומרים כמו נייר עיתון, פצפצים וכדומה. בנוסף, זכרו לרשום בבירור על הארגזים הללו שמדובר בדברים שבירים שמצריכים התנהלות עדינה.

תמיד לחשוב אקסטרה

בחישובים הראשונים של כמה ארגזים וכמה דברי אריזה תצטרכו, יש נטייה לתכנן מעט מידי. לפעמים חפצים מסוימים לא נכנסים יחד בארגז כמו שדמיינתם, או יש הפרדות שצריך לעשות וכדומה. לכן, חשוב בתכנון מראש, לדאוג לכמויות גדולות יותר של ארגזים וחומרי אריזה, במקום להתרוצץ ביום האריזה בחיפוש אחר חומרים נוספים, עדיף שיהיה לכם יותר, ותוכלו לסיים את האריזה כמה שיותר בקלות ובנוחות.

עזרה מקצועית

בגלל שמדובר בעבודה גדולה ורחבת ממדים, כדאי שתעדו שיש לכם את האפשרות להיעזר באנשי מקצוע. חברות מנוסות ומומחיות בתחום האריזה, וכך לא תצטרכו רק אתם והעובדים לעבוד כל כך קשה, בנוסף לכך, תוכלו לבצע את האריזה בצורה איכותית יותר ומהירה יותר. כמובן שזאת לא חובה, אך טוב לדעת שיש לכם אופציות להתנהלות בסיטואציה, משרדים גדולים ככל הנראה יזדקקו לעזרה המקצועית הזאת בכדי לביים את האריזה ביום אחד.

מאיפה מתחילים

כאשר תתחילו בתהליך האריזה, שימו לב שהצטיידתם בכל החומרים הדרושים, מבחינת חיתו, הדבקה, סימון, עטיפה ועוד. לאחר מכן, כנקודת פתיחה, הכי נכון יהיה להתחיל מהדברים הכבדים והמסובכים ביותר, כמו מחשבים, מסכים וכדומה. משם תוכלו להמשיך לכל התכולה הכללית של החפצים הקטנים המונחים על רהיטים ובתוכם ברחבי המשרד. ולבסוף, כל מה שלא נכנס בארגזים, רהיטים ודברים דומים, אותם תוכלו לעטוף בעת הצורך.

פעילות מגבשת

נכון שאריזת המשרד זה לא הדבר הכי מהנה ברעיון של העניין, אך כשאר עובדים יחד, למען המטרה לסיים, אפשר אפילו להצליח להפוך את יום האריזה לפעילות מגבשת במיוחד. פעילות האריזה, בה מתחלקים בנטל, עובדים יחד, זהו מצב אידאלי לעודד אווירה טובה בין העובדים, לייצר אחווה, ולהוציא מהדבר הזה משהו מיוחד וחיובי עבור צוות המשרד שלכם.

לסיכום

אריזת משרד כוללת המון פרטים קטנים בדרך, התעסקות, עבודה ומאמץ. אם תעבדו מסודר, תדאגו למורל בצוות, תוודאו שמדובר בחומרים האיכותיים ביותר לאריזה, תראו איך הכל יעבור לכם בקלות הרבה יותר ממה שיכלתם לדמיין. אל תתפשרו על אף חומרים בינוניים ולא מושקעים, אל תפקירו את תכולת המשרד שלכם בידי הובלה שאתם לא סומכים עליה לחלוטין, ותזכרו שכמה שיותר תארזו, כמה תהיו קרובים יותר לפריקת המשרד החדש.